Las empresas suelen manejar grandes cantidades de información de todo tipo, de diferentes funciones, departamentos, empleados, clientes y stock, por mencionar alguna información importante para su funcionamiento y para la elaboración de informes sobre rendimiento y otros.
Hoy en día, el manejo de esa información se hace de forma digital con el uso de diferentes herramientas que la tecnología ha desarrollado para tal fin y que permiten una organización, almacenamiento y acceso de la misma más eficiente que como era cuando estas funciones se hacían de forma manual. Incluso, permite estar mejores contactado con el equipo, y la reducción del error humano al manipular dichos datos.
En fin, son muchas las ventajas que la tecnología brinda a las empresas y sus equipos con la utilización de sistemas digitales para la gestión de información y que se miden en términos de eficiencia, rendimiento, productividad, tiempo, economía y optimización.
¿Cómo funcionan los sistemas de información digitalizados?
Estamos hablando de plataformas, hardware y software especializados que centralizan un conjunto de datos sobre un área, procesos u operaciones específicas de una empresa, con la finalidad de gestionarlos para darles un orden, visibilidad, interpretación y análisis.
Estos sistemas realizan una serie de acciones, principalmente de captación y recolección de datos, almacenamiento, manejo y análisis, así como diseminación de datos. Pero, además, a veces permiten otro tipo de funciones, como la gestión de ciertas tareas básicas de un departamento, el control de la jornada laboral, la comunicación entre miembros de un equipo, etc.
A través de estos sistemas todos los datos que van generando las empresas, entre sus áreas o por ciertos procesos, se van integrando en un sistema que vincula la información. Esto, permitiéndole a todo el personal que trabaja en la organización tener una sola plataforma en donde pueden acceder de forma fácil y a tiempo real a la información que necesiten, cuando la necesiten y desde cualquier dispositivo inteligente desde el que esté autorizado el acceso al programa.
¿Por qué es importante contar con estos sistemas de información dentro de las empresas?
Lo primero y principal es que más allá de un asunto de entender la importancia de este tipo de sistemas, es que más que un lujo o una preferencia, los sistemas de información son una necesidad. Sencillamente es inevitable que una empresa genere información durante su desarrollo y que esta información deba ir hacia algún lugar para su consecuente uso.
Lo que si que hay que evaluar es la importancia de que estos sistemas sean digitalizados, de que entendemos lo que nos ofrece el aprovechamiento de la tecnología en esta área. Por ejemplo, estos programas son cada vez más intuitivos, con mayor capacidad para contener datos, gestionarlos e interpretarlos.
Actualmente hay una relación directa entre los resultados exitosos de una compañía y el uso de sistemas de información. Claro, esto siempre que se haga una elección inteligente del programa de gestión, ya que no se trata de llenarse de cientos de programas, sino de confiar en uno que sirva como el epicentro de toda la información generada y que permita una manipulación de la misma de la forma más eficiente para los fines de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de este tipo de sistemas?
Entre las ventajas de los sistemas de información para empresas destacan:
- Integración: la integración y centralización de información representan una gran ventaja para tu empresa, ya que permite que las diferentes áreas de una empresa estén mejor conectadas entre si.
- Tiempo: muchos procesos y tareas se automatizan por lo que el personal de la empresa cuenta con más tiempo para dedicarlo a las tareas de prioridad.
- Automatización de procesos: Estos sistemas permiten automatizar aquellas labores básicas de repetición de forma que sea el programa quien los realice, basándose en una serie de configuraciones prestablecidas sobre los procesos que deben seguirse. Así, la organización también obtendrá beneficios al optimizar sus procesos, disminuir errores, tener diagnósticos de problemas y ser eficiente basándose en decisiones tomadas sobre la información recolectada.
- Gestión: estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control de procesos, operaciones y actividades. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce en un mejor rendimiento.
- Disponibilidad: tener la información disponible y acceso a grandes volúmenes de datos ayuda a la estrategia, planificación y operación efectiva de las empresas.
- Costos: cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos eficientes, mayor control, colaboradores enfocados en actividades serás mucho más rentable que una empresa que destine sus recursos humanos a labores que bien un programa puede hacer por ellos, mientras estos se dedican a tareas de mayor importancia.
- Seguridad: no hay lugar más seguro para almacenar los datos importantes de tu empresa que los sistemas digitales de hoy en día.
- Escalabilidad: estos programas están diseñados para que cada empresa pueda configurarlos según sus necesidades y sus diferentes situaciones, incluso, si esas varían con el tiempo. De esta forma, las empresas pueden adaptarlas a lo que más necesiten y darles el mejor aprovechamiento posible.
- Administración: las labores administrativas tienen una mejor fluidez, ya que los datos que se necesitan para ellas están bien organizadas y a la mano de todos los involucrados.
- Centralización: toda la información importante para la empresa queda almacenada en una sola interfaz, y no en diferentes archivos, en diferentes ubicaciones físicas, en diferentes departamentos, lo que facilita su aprovechamiento por todo el equipo.
- Flexibilidad: muy ligado al punto de la escalabilidad está el de la flexibilización, ya que al poder configurar al sistema para las diferentes necesidades de una empresa, esta permite abarcar variedad de áreas como la administración, recursos humanos, contabilidad, ventas, etc.
- Especificidad: no por ser un sistema central y único para todo tipo de información, no quiere decir que no se pueda enfocar y especializar en cada una de sus funciones establecidas, casi como si fiera la única.
- Uso intuitivo: lo mejor de estos sistemas es que son fáciles de usar por todos, ya que están diseñados y configurados para facilitar las tareas, así que se implementan de forma muy sencilla y el personal aprende rápidamente a utilizarlos.
- Visibilidad: permite una gran visibilidad al acceso de todos los datos y del mismo programa.
- Capacidad de actualización: suelen tener la capacidad para actualizarse en versiones mejoradas.
- Relevancia: Estos sistemas son ágiles, trabajan en tiempo real y contribuyen a la mejora de procesos y actividades, por lo que representan un servicio de valor y de importancia dentro de funcionamiento de la empresa.
Tipos de sistemas de información en las empresas
Aquí te enumeramos algunos de los muchos tipos de sistemas de la información con los que puedes contar hoy en día dependiendo de tus necesidades y las diferentes funciones de tu empresa:
- Sistemas de Información Gerencial
- Gestión de las Relaciones con Clientes (CRM)
- Sistemas de Información Administrativa (MIS)
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)
- Sistema de Información de Marketing (SIM)
- Sistemas de Control de Procesos (BMP)
- Sistemas de Ventas
- Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
- Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EIS)
- Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS)
- Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)
- Sistemas Expertos de Soportes a la Toma de Decisiones (EDSS)
- Sistema de Administración de la Cadena de Suministros (SCM)
- Sistema de Información Contable (SIC)
- Sistemas de Información Estratégicos (SIE)
Sistemas de información de la jornada laboral
De entre esta variedad de sistemas de la información diferentes queremos aprovechar que hemos hablado con los expertos en el registro de jornada laboral de Track People y lo que estos nos han contado sobre su relación con el control de las horas de trabajo de los empleados de una empresa.
Sucede que hoy en día es una obligación de importancia para las empresas es registrar las horas trabajadas por todos sus empleados de forma que no haya reclamos por horas extras no remuneradas o por demás incidencias con respecto al tiempo que los empleados dedican a dicha empresa.
Además, es exigido por la ley y son grandes las penalizaciones que una empresa tiene que enfrentar de no cumplir con este requisito.
Por eso, son muchas las empresas que delegan la labor en apps o programas diseñados para este tipo de registro, ya que así evita los errores humanos y no recargan los departamentos de recursos humanos con esta tarea repetitiva y laboriosa de registro y comprobación, que al final los alejaría mucho de dedicarse a tareas más importante dentro de su departamento. Incluso, los eligen por muchas más ventajas.
Así, estos sistemas también se convierten en sistemas de la información ya que van registrando toda la información sobre el horario del personal de la empresa, incluyendo las horas extras, permisos, bajas, vacaciones, etc.
En este caso, que mejor forma de poder acceder a esta información con inmediatez y eficiencia cada vez que un empleado pida vacaciones, quiera gestionar algún permiso o baja o simplemente haya alguna irregularidad con sus pagos extras, por mencionar algunas de las tantas ventajas que estos sistemas nos ofrecen, y solo por ejemplificar alguno de los muchos tipos y casos que podrían darse en relación al tema.
