¿Sabías que gracias al teletrabajo se ha reducido el absentismo laboral hasta un 41%? Se ha conseguido gracias al ahorro de tiempo que se evita en los desplazamientos hasta el puesto de trabajo.
El teletrabajo llegó en la pasada pandemia, y lo ha hecho para quedarse. Es posible gracias a las herramientas tecnológicas que convierten a esta modalidad de trabajo remoto en una realidad. Las empresas enfrentan cambios como dejar atrás el tradicional sistema de fichaje por otros sistemas más innovadores.
¿Es obligatorio registrar la jornada laboral de los empleados que teletrabajan? Este artículo da la respuesta a esa pregunta y a muchas más con respecto al teletrabajo y al control horario.
Teletrabajo y control horario, ¿Cómo se registra la jornada laboral?
GPI software, que pone a tu disposición Timenet, una aplicación para el control de horario laboral online, fácil, económica, y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, nos explica que muchas empresas se han adaptado al teletrabajo de forma paralela al desarrollo de las TIC, Tecnologías de la Información y la Comunicación. Este acontecimiento incide sobre las necesidades de los clientes potenciales que son cada vez más digitales.
Es verdad, que en algunas empresas, por su naturaleza, como las de hostelería, no es posible la implantación del trabajo en remoto 100%. Pero los empresarios saben que el teletrabajo no es un capricho, y se ha convertido en una necesidad y una realidad.
¿Qué dice la ley sobre el teletrabajo? Teletrabajo y control horario, ¿es obligatorio?
Es el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores el que hace referencia al trabajo a distancia. Según el cual, trabajar media jornada de vez en cuando o un día entero de forma esporádica no se considera teletrabajo, sino que es una ventaja de la flexibilidad laboral. Para que se considere teletrabajo tiene que ser un 30% de la jornada durante un periodo de tres meses. Para que te hagas una idea, esto supone trabajar en remoto un día y medio a la semana.
- El teletrabajo será voluntario y reversible.
- La empresa y el empleado deben acordar por escrito las condiciones y se podrá cambiar de opinión en cualquier momento.
- Negarse a teletrabajar nunca puede ser causa justificada de despido, ni de la modificación de las condiciones laborales.
- Todos los empleados que trabajan en remoto tienen los mismos derechos que el resto de trabajadores que prestan sus servicios de manera presencial.
- Será la empresa la responsable de sufragar los gastos y proporcionar todos los medios, equipos y herramientas para que el empleado pueda desarrollar su actividad.
Esta nueva Ley tiene la finalidad de definir los límites del teletrabajo que hacen referencia a la flexibilidad de los horarios, a qué trabajadores pueden acogerse a esta modalidad y quién debe sufragar los gastos.
¿Qué dice la ley de control horario?
Por otro lado, la Ley del control horario establece que todos los empleados deben fichar a la entrada y a la salida de su día laboral, ya estén trabajando desde la oficina o desde su casa. Por esta razón, las empresas que no cumplan esta normativa pueden llegar a enfrentarse a multas de hasta 180.000 €. Se están realizando inspecciones de trabajo para control del registro de la jornada y la validez del sistema de fichaje que realizan las diferentes empresas.
La ley que regula el control horario de la jornada laboral, aparece recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta ley hace referencia a los distintos requisitos que deben cumplir las empresas sobre el control horario:
- La empresa tiene que registrar el inicio y finalización de la jornada de cada empleado.
- También tiene la obligación de almacenar y guardar ese registro de la jornada laboral durante 4 años.
- Debe poner a disposición de los empleados el registro de control horario.
- Informar a los diferentes sindicatos sobre las horas extra que se han realizado en el último mes.
Los softwares de control horario para el trabajo en remoto
Teniendo en cuenta las necesidades actuales de las empresas y con el aumento del teletrabajo, ¿cómo solucionar el problema del control horario? Las mejores herramientas que puedes usar, son las digitales. Los softwares de control horario, ¿qué son? Se trata de programas informáticos que se diseñan de forma específica para que cumplan la función de controlar la jornada laboral. Son herramientas sencillas, cómodas y económicas.
Se puede acceder a ellas mediante un dispositivo móvil u ordenador que estén conectados a internet, ¿qué se consigue? Los trabajadores a distancia podrán “fichar” y registrar su jornada laboral diaria desde cualquier lugar fácilmente. Esto es, sin duda, una de las grandes ventajas de los softwares de control horario.
Otra ventaja es que reduce la carga de trabajo al departamento de Recursos Humanos, porque disponen de la información en digital para realizar informes de control de forma cómoda. Por otro lado, estos softwares de control horario, como almacenan los registros en la nube, están siempre a disposición en una posible inspección de trabajo.
9 Ventajas de utilizar un software de control horario en remoto
Las ventajas de los softwares para el control horario en teletrabajo son muchas, te enumeramos las más importantes:
- Un registro rápido y eficiente. Gracias a estos softwares específicos, podrás llevar el registro de control horario de forma sencilla, rápida, cómoda y eficiente. Podrás comprobarlos en cualquier momento desde un ordenador o dispositivos móviles con conexión a internet y en cualquier momento.
- Un registro cómodo para los trabajadores. Los empleados podrán fichar o registrar su jornada de trabajo diaria desde cualquier lugar fácilmente.
- Evitan el error humano. Estos softwares de control horario son la herramienta perfecta, porque no hay cabida a posibles errores humanos con anotaciones manuales de la jornada.
- Se cumple la Ley de control horario. Lo que supone una ventaja para el departamento de Recursos Humanos, porque se cumple la normativa sin esfuerzos.
- Adaptar las nóminas de forma sencilla. Permiten llevar un control exacto de las horas extra. Con este registro se pueden adaptar las nóminas de forma sencilla y exacta.
- Informes semanales. El equipo responsable del personal podrá realizar informes mensuales o semanales con un solo clic.
- Se optimizan costes. Como la empresa paga una cantidad fija por cada empleado, permite reducir costes.
- Generan registros transparentes. Esta herramienta digital permite que el registro de horas sea totalmente transparente. Además, ofrece información de gran interés para los empleados y la empresa, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Cómo implementar la modalidad de teletrabajo en una empresa?
Esta transformación que permite que los trabajadores trabajen en remoto solo es posible gracias a la tecnología. Por eso, las empresas que quieran sumarse a este cambio deben llevar a cabo una serie de pasos para adaptarse al teletrabajo. Son los siguientes:
- Equipar a los trabajadores de equipos adecuados. La empresa que quiera transformarse en teletrabajo deberá facilitar a los empleados los dispositivos adecuados, como por ejemplo, ordenadores, aplicaciones móviles y demás dispositivos móviles.
- Usar un software de gestión online. Es necesario que utilicen un software, de este tipo, que haga posible la puesta en común del trabajo diario.
- Evaluar todas las tareas de la compañía que se pueden realizar en remoto y poner en funcionamiento un plan de marcha.
- Contar con la tecnología adecuada. Esto va a facilitar la comunicación interna con el resto del equipo de la empresa, y también con los clientes. Por ejemplo, una herramienta muy útil para esta modalidad de trabajo, es una plataforma de videollamada eficiente.
¿Cuáles son las herramientas para “fichar» adecuadas para el teletrabajo?
La Guía sobre el Registro de Jornada que publicó el Ministerio de Trabajo, y según el artículo 34,9 del Estatuto de los Trabajadores, el control horario o registro laboral es aplicable a todos los trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y todas las empresas, incluyendo a los trabajadores a distancia.
Para el control horario son válidas herramientas como: la firma recogida en hojas de autogestión de la jornada laboral. Pero es muy importante que los medios válidos que se usen para el control horario aseguren que la declaración del trabajador sea veraz . ¿Cuáles son los sistemas o herramientas más adecuados para controlar la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo?
Sistemas de control de la jornada para trabajos en remoto
- Aplicaciones específicas para el control horario. Como sabes, las apps o aplicaciones están muy presentes en nuestro día a día, para gestionar las transacciones bancarias, para comprar, etc. La pregunta es…, ¿por qué no utilizarlas también para el registro de la jornada laboral? Existen softwares para el control horario. Esta herramienta es muy sencilla, rápida y cómoda, ya que el trabajador mediante sus dispositivos móviles o el ordenador puede acceder a una aplicación que es común para todos los empleados de la empresa. Las aplicaciones para el control horario son herramientas muy transversales porque el teletrabajador tiene acceso al calendarios de trabajo, de turnos y ausencias, entre otros muchos más.
- El control horario biométrico. Para llevar un registro del horario de los empleados en remoto, la empresa tiene una dificultad que es comprobar la identidad del trabajador. Para ello, y, como solución a este problema, hay herramientas como el acceso dactilar y otras tecnologías que se aplican mediante la biometría de la voz para identificar a cada empleado.
- Un fichaje en la nube. Otra herramienta para el control horario del teletrabajo es el fichaje en la nube. Los trabajadores que realizan su actividad en esta modalidad están conectados a internet, condición indispensable para realizar su trabajo. Además de poder registrar su jornada laboral en la nube, internet hace posible que puedan realizar otras gestiones, como solicitar permisos y gestionar diferentes incidencias que le puedan surgir.
- Teclados individuales. A partir de la entrada en vigor la ley de control horarios en el año 2019, hay muchas empresas que usan códigos de teclados individuales, estos son otra herramienta válida para el control de la jornada laboral en la modalidad teletrabajo. Este medio de registro genera unos informes que son muy útiles frente a una inspección de trabajo.
Conclusión
En este post has aprendido que es obligatorio el registro de la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo. La Ley de control horarios establece que todos los empleados deben fichar a la entrada y a la salida de su jornada diaria laboral, bien sea con trabajo presencial en la oficina o con teletrabajo.
