Los procesos digitales que no pueden faltar en una empresa

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Decir en 2022 que las empresas tienen que tener una mentalidad digital es como decir que el caballo blanco de Santiago es blanco. No entendemos de una empresa que no se haya adaptado a los nuevos tiempos. Ya sea grande, pyme o autónomos hay que ser conscientes de que un mundo globalizado nadie puede quedarse atrás. Ante esto queremos hablar de unos cuantos procesos digitales que tienen que estar siempre presentes en una empresa.

Seguridad digital

En los tiempos que corren la seguridad digital se ha convertido en algo esencial. Un ataque cibernético puede provocar que todo el trabajo se vaya al traste. Perder datos, perder información o incluso lo más dañino, sufrir un ataque económico que suponga el fin de la empresa. Ante esto, es obligatoria una custodia segura de archivos físicos. Hay que contar con contenedores, dotadas con tecnología de vanguardia: acceso biométrico, vídeo vigilancia, detectores de humo y temperatura, sistemas de supresión de gas, videocámaras conectadas a central de alarmas, etc. La externalización de los fondos documentales le permitirá mejorar en eficacia y productividad además de dotar de mayor protección a los archivos de tu empresa.

La externalización del proceso de custodia te aportará varios beneficios. Entre ellos,  el ahorro de costes, permitiendo que menos recursos sean capaces de gestionar más documentos.

  •     Facilidad en los procesos de auditoría, mediante la accesibilidad y manejo inmediato de la información.
  •     Mayor seguridad y confidencialidad. En el acceso y en la gestión de la documentación.
  •     Eliminación o reducción de espacios para almacenar documentos.
  •     Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Escaneo y digitalización

En este aspecto hay que contar con una empresa que te pueda asesorar realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar.

Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).

  •     Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
  •     Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
  •     Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.

Workflow

¿Has oído alguna vez hablar del Workflow? Pues son las herramientas  de automatización de procesos de una empresa como GitDoc, permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales. Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad.

Factura electrónica

En una empresa no pueden faltar las facturas electrónicas. Tener un portal para la emisión y recepción de facturas electrónicas que permite conectar a clientes y proveedores aportando ventajas para ambas partes. Sin inversión inicial solo paga por uso.

 Emisión de facturas: Factura web e importación desde sistema contable.

  •     Configuración formato y firma electrónica: e-Factura, Edi, Pdf, etc.
  •     Configuración fichero contable: Sap, Dimoni, Navisión, Oracle, otros.
  •     Envío de facturas: Control de la trazabilidad.

Alojamiento de datos: Consultas, portal accesible 24×7 vía internet mediante comunicación cifrada por protocolo seguro (https) para clientes y proveedores.

Gastos de empleados

Muchas veces las cuentas no salen en una empresa porque no se sabe realizar una contabilidad. Por eso, uno de los procesos digitales más importantes es el de tener una contabilidad digital. Por ejemplo contar con un portal Web  para Automatizar el proceso de aprobación de gastos empleado y planificación de viajes, el cual reduce la carga administrativa del proceso controlando el seguimiento de todas las solicitudes.

En este caso, la solución Web GitDoc es una solución de rápida implementación y mínimo mantenimiento, que cubre el reporte de gastos, la aprobación  y su posterior contabilización automática  en su ERP.

Destrucción de documentos

Tan importante como tener digitalizados los documentos y archivos de una empresa, es saber destruir la información que no vamos a necesitar. En estos momentos las empresas tienen que cumplir con el proceso según normativa DIN 66399 nivel P4 y UNE-EN 15713 nivel 6, el cual garantiza la total confidencialidad y la imposibilidad de reconstrucción del documento original. Garantizando la cadena de custodia, desde la recogida hasta la destrucción.

  • Instalación de los contenedores vacíos en cliente.
  • Recogida periódica o puntual en vehículos propios.
  • Sustitución del contenedor por nuevo contenedor vacío.
  • Destrucción confidencial y empacado.
  • Certificado de destrucción de archivos.

Todo el proceso de Destrucción Confidencial de Documentos está contemplado en las certificaciones en calidad ISO 9001 y UNE-EN 15713, seguridad ISO 27001 y medio Ambiente ISO 14001, con ello se garantiza un servicio de destrucción de papel con calidad, seguridad, confidencialidad, y cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos personales (RGPD y LOPDGDD).

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