Muchas empresas lidian con una buena cantidad en materia de documentos en su vida diaria, de los que tienen en bastantes formatos. Aquí se pueden encontrar mensajes de correo electrónico, archivos digitalizados o documentos físicos. Vamos a saber más sobre estas ventajas:
Mayor control organizativo
Hay que tener claro que, como nos comentan los expertos de programesdegestio.cat, se tiene más control sobre la dirección de la empresa, pues permite una mejor distribución del flujo de procesos, puesto que cada archivo cuenta con un solo identificados. Así hace posible conocer la ubicación, tipo, momento de llegada, el responsable, la proyección de salida, tamaños, colores o demás rasgos especiales.
Más económico y rentable
La reducción de costos a la hora de contratar personal es evidente, puesto que un software puede realizar los trabajos de remisión, identificación, almacenamiento y verificación de manera más eficiente que la de asignar horas de trabajo a la persona, todo por un solo pago de instalación.
Hace posible que el personal que se contrate en los trabajos de secretariado pueda dedicar más tiempo a la atención personalizada de los usuarios, lo que generará un mayor valor agregado al servicio o producto.
Más rapidez
Se aumenta y de qué manera la productividad en la empresa. Estos software de gestión de documentos, al ser herramientas digitales, funcionan tal y como va el intranet, lo que podemos traducirlo en proceso de traslado de archivo inferiores a un segundo. Si se integra a un sistema PQRS se puede responder a los usuarios en tiempo real.
Estamos ante un apoyo de gran utilidad en la revisión y evaluación de los procesos, caso de las auditorías a nivel financiero, donde buscar los documentos que se requieren es algo instantáneo cuando se sabe el identificador, no solo para hacer balance de la gestión, también para poder planificar a futuro un año fiscal.
Trazabilidad y mayor seguridad
Crece la confianza a la hora de afrontar la gestión de los procesos dentro de la empresa, hasta el clima laboral. Se puede identificar cada archivo y esto ayuda a que haya un control mayor sobre la manera en que se asignan determinadas responsabilidades o funciones, dando la seguridad de que los procesos se va a cumplir en base a una serie de parámetros, de tal manera que se pueda verificar la etapa en la que está el documento, la oficina, para qué procesos y con qué responsable.
Mayor accesibilidad
Permite acceder a la información desde cualquier lugar y a cualquier hora mientras exista conexión a Internet. Una de las opciones más interesantes y en aumento por parte de las empresas, es la contratación de servicios de almacenamiento en la nube.
Hay sistemas que lo que hacen es dar acceso a los documentos que se pueden gestionar desde dispositivos móviles como un Smartphone, tableta u ordenador portátil. Una clase de funciones que por ejemplo pueden hacer una asignación de permisos de acceso para distintas clases de usuarios, de tal forma que se haga seguro el proceso de la revisión.
Interacción más dinámica
Esto lo que hace es dar una flexibilidad mayor cuando se aborda lo que es la carga laboral, puesto que el sistema para la gestión de documentos que almacenamos en la nube, lo que hace es hacer posible el teletrabajo o el contratar freelancers para una serie de proyectos concretos dentro de la empresa.
Igualmente también podemos hablar de outsourcings en tareas como la de contabilidad, de ta forma que se crea un usuario a la empresa que realiza la gestión de la contabilidad y pasa a vincularse a una clase de documentos en concreto como son la facturación o los recibidos.
Todas estas son solo algunas de las increíbles ventanas que puede darnos el utilizar un software de gestión de documentos dentro de la empresa y hay en el mercado infinidad de opciones para la ejecución de los procesos en la instalación y para apoyar la adecuación del software en cuestión. No olvidemos que una empresa al final no deja de tener documentos, por lo que es fundamental el no dejar en brazos solo de la suerte lo que es el destino organizacional de la empresa.
Deseamos que todo lo que te hemos contado en este artículo sea de ayuda a la hora de poder resolver todas las dudas que pudieses tener sobre las ventanas que tiene para el usuario y la empresa el usar este tipo de software para la gestión de los documentos. Así que ya sabes, si te ha parecido interesante, no dudes en compartir el artículo.
