Efectivamente. Los software, esos de los que hay uno para cada empresa o negocio, para cada función y para todo, también pasan por auditorías. Como las mejores empresas. Una auditoría de software es una revisión formal, como la que se hace a las empresas, en la que una organización utiliza y gestiona sus licencias sobre las soluciones de IT. Lo que viene a ser comprobar si son legales, tienen las licencias necesarias y cumplen con todos los requisitos necesarios para poder ser utilizados.
Si no se supera este paso, la organización tendrá que enfrentarse a problemas legales, gastos inesperados, riesgos en la seguridad y daños a su reputación. De hecho, aquellas empresas que no abordan de forma adecuada el cumplimiento de lo necesario se someten a perjuicios en su nombre, multas y pérdida de ingresos. Lo que quiere decir es que pasar por una auditoría de software implica acatar los requisitos y proteger a la compañía.
Una auditoría de software es una revisión estructurada del entorno de soluciones de IT de las que dispone una organización o empresa, para verificar que las aplicaciones utilizadas cuentan con las licencias adecuadas, que son seguras y están en línea con los requisitos que tienen que cumplir. Por lo general, las auditorías contemplan la creación de un inventario del software instalado, la validación de las licencias, la comparación del uso con los derechos y la identificación de los riesgos que pueda suponer, así como las aplicaciones que no están autorizadas o las versiones obsoletas.
Este proceso se puede llevar a cabo con hojas de cálculo y checklists, aunque la mayoría de las empresas utilizan, paradójicamente, herramientas de auditoría de software que automatizan la detección, la generación de reportes y la comprobación de cumplimiento. Las soluciones modernas permiten llevar a cabo estos estudios de manera periódica y automática, garantizando una continua supervisión sin necesidad de tener que esperar a que los proveedores realicen la inspección o se realicen los chequeos manuales.
Auditar el software es sinónimo de garantía
Los profesionales del sector de la consultoría y la auditoría de Crowe, como octava firma de servicios profesionales a nivel mundial, que ofrecen servicios adaptados a cada negocio con equipos especializados, saben bien lo importante que es realizar una buena auditoría. Ayudarse de un software para supervisar a otro puede ser esencial en el caso de este tipo de auditorías. Siendo la razón esencial para llevarlas a cabo garantizar que la empresa cumple con todos los requisitos necesarios para evitar riesgos y costes que no son necesarios.
En lugar de esperar a que se realice una revisión externa, las auditorías periódicas ayudan a tener el control del entorno de las soluciones de IT, adoptando una posición proactiva, previniendo posibles multas, interrupciones en el trabajo o problemas de seguridad.
Realizar una auditoría al software proporciona una serie de ventajas, dentro de las cuales podemos destacar las siguientes:
- Garantía de cumplimiento. La práctica verifica que todo el software se encuentra dentro de los acuerdos entre proveedores, políticas internas y normativa aplicable.
- Reducción del riesgo financiero. Evitando sanciones inesperadas, multas o cambios de alto coste durante una auditoría externa.
- Optimización del uso de licencias. Identifica las que no son ejecutadas o están infrautilizadas para reasignarlas y reducir los gastos.
- Refuerzo de la seguridad. Detecta aplicaciones que no están autorizadas o se encuentran obsoletas y pueden exponer a la empresa a vulnerabilidades.
- Mejora de la gobernanza. Creando registros e informes claros que suponen un respaldo a la dirección y la toma de decisiones.
- Aumento de la eficiencia. Es esencial automatizar tareas repetitivas con herramientas que ahorran tiempo y reducen el error humano.
No todas las auditorías de software que se realizan son iguales. Varía en razón de quién las lleve a cabo, de si se realizan, del alcance de las mismas y del enfoque sobre el que se hacen. Para prepararse de forma adecuada y evitar que se produzcan sorpresas, es fundamental conocer los diferentes tipos de auditoría de software que se pueden realizar.
Uno de ellos es la auditoría de software interna que se lleva a cabo por parte de la propia empresa para comprobar de forma proactiva si se cumple la normativa, optimizar las licencias y prepararse para las posibles revisiones que pueden llevar a cabo los prestadores.
La auditoría de proveedores externa es la que realiza un prestador de software, como puede ser Microsoft, para verificar que se acatan las licencias. A menudo son obligatorias y pueden tener como consecuencia multas si se detecta algún tipo de deficiencia.
Otro tipo de auditoría es la normativa, que se centra en garantizar que el uso de las soluciones de IT respeta las reglas del sector y el marco legal. Las auditorías externas o independientes son las que realiza un auditor contratado por la organización para poder contar con una visión objetiva y reforzar la defensa de la auditoría del software.
Lo que lleva a una auditoría de software
Realizar una auditoría de software es algo que se hace por diferentes razones, algunas bajo el control de la empresa y otras que se imponen por terceros. Para anticiparse, hay que conocer algunas causas que conllevan la necesidad de pasar por una auditoría de software.
Tener sospechas o señales de alerta por parte de los proveedores es una de esas causas que pueden conducir a la realización de una auditoría de software. Si se presume de implementaciones sin licencia o se detecta una actividad inusual o patrones de uso que no se ajustan a los derechos adquiridos, los prestadores pueden iniciar una auditoría.
Las obligaciones contractuales. Muchos acuerdos de licencia otorgan de forma explícita a los proveedores el derecho a que realicen estas prácticas de forma periódica, lo que quiere decir que están habilitados para programar una, aunque no haya ninguna sospecha.
Los requisitos de la normativa pueden conllevar la necesidad de pasar una auditoría. En sectores como la sanidad, las finanzas o los sectores gubernamentales, los marcos de cumplimiento suelen dar lugar a iniciativas de este tipo para poder garantizar que el uso del software cumple con los estándares correspondientes.
Cuando se produce una fusión o adquisición, durante las diligencias, las empresas compradoras realizan auditorías de software para confirmar el cumplimiento de la normativa y evitar la herencia de un posible riesgo.
En el caso de gobernanza interna, cuando las organizaciones organizan sus propias evaluaciones como parte de la gestión de activos, sea en base a un calendario previamente establecido o a modo de preparación ante la posibilidad de una auditoría reglamentaria o por parte de los proveedores.
Si se produce un incidente de seguridad, como la violación de datos o el descubrimiento de software no autorizado, se realiza un estudio concreto para identificar las posibles vulnerabilidades y confirmar si se cumplen los requisitos.
El historial de incumplimiento de las empresas, cuando alguna de ellas suspende instancias con anterioridad o muestra dificultad para respetarlas, hace posible que los proveedores realicen evaluaciones para verificar si han acatado las medidas correctivas impuestas.
Una evaluación del software tiene un alcance más limitado al centrarse de forma específica en las aplicaciones. El objetivo es garantizar que las soluciones de IT dispongan de la licencia necesaria, cumplan con los requisitos y estén libres de riesgos innecesarios.
El proceso de auditoría de software se lleva a cabo realizando una serie de pasos estructurados, muchos de los cuales reflejan los mismos que se realizan en un estudio tecnológico completo.
Empieza con la planificación, definiendo el alcance, los objetivos y los recursos del estudio a realizar. A continuación, se realiza un inventario y recopilación de los datos necesarios, identificando las aplicaciones instaladas en el entorno. Se sigue con una revisión de las licencias y del cumplimiento, comparando el uso real con los derechos, los contratos y los requisitos de acatamiento. El cuarto paso del proceso de auditoría supone la determinación de los riesgos, señalando el software no autorizado u obsoleto y evaluando su impacto. Lo siguiente es hacer pruebas y validar los resultados, verificándolos mediante revisiones de documentos, entrevistas y herramientas de auditoría.
El proceso continúa con un análisis y una evaluación, consolidando los resultados para descubrir gaps, redundancias o problemas de cumplimiento. Los reportes se hacen con toda la información recabada, elaborando un informe de auditoría con los resultados, los riesgos y las recomendaciones. Finalizado el proceso, se implementan las medidas correctivas y se establecen los controles necesarios para garantizar el acatamiento y realizar un seguimiento.
Las auditorías de software tienen un objetivo tan concreto como sencillo: confirmar que todas las piezas que componen las soluciones tecnológicas del entorno disponen de las licencias adecuadas, cumplen con los requisitos necesarios y se encuentran protegidas frente a los riesgos. Algunos ejemplos de auditoría son el chequeo de cumplimiento, con el que se confirma que las licencias están correctamente asignadas y no se trata de copias sin autorización; el estudio impulsado por el proveedor cuando se detectan patrones de uso inusuales en la base de datos de algún cliente; o por motivos de seguridad cuando se produce algún incidente de ransomware.
En definitiva, las auditorías se realizan en todas partes: desde empresas y centros de negocio hasta las aplicaciones informáticas.
